PENGERTIAN EMAIL
Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris “e-mail atau email” (ejaan Indonesila: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet. Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet.
KELEBIHAN PENGGUNAAN EMAIL
- Nyaman
Untuk mengirim surat tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer yang terhubung Internet dan ketik pesan lalu dikirim ke alamat tujuan. Bahkan sekarang inie-mail bisa dikirim melalui media komunikasi mobile seperti ponsel dan PDA (Personal Assistant Data). Cepat Hanya dengan hitungan detik e-mail dapat dikirimkan ke belahan dunia manapun. Murah Biaya pengiriman relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau surat, terutama jika mengirim surat atau interlokal ke luar daerah atau luar negeri. Hemat sumber daya Kita tidak perlu membeli kertas, pulpen, atau memboroskan tinta printer untuk digandakan lalu dikirimkan ke beberapa orang sekaligus yang tidak sedikit mengeluarkan biaya.
- Global
E-mail bisa digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja sebagai sarana komunikasi di seluruh penjuru dunia. Reliabel Kita bisa menyimpan e-mail di server yang tidak akan hilang kecuali dihapus. Pesan multimedia Pesan yang dikirim tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara.
E-mail bisa digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja sebagai sarana komunikasi di seluruh penjuru dunia. Reliabel Kita bisa menyimpan e-mail di server yang tidak akan hilang kecuali dihapus. Pesan multimedia Pesan yang dikirim tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara.
KELEMAHAN PENGGUNAAN E-MAIL
1. Salah kirim
Bila sebuah e-mail yang berisi dokumen-dokumen penting salah alamat, maka ada kemungkinan dokumen tersebut disalahgunakan.
Rawan penyadapan
Ada kemungkinan e-mail disadap oleh oknum tertentu, sehingga dibutuhkan kehati-hatian dalam mengirimkan pesan rahasia.
1. Salah kirim
Bila sebuah e-mail yang berisi dokumen-dokumen penting salah alamat, maka ada kemungkinan dokumen tersebut disalahgunakan.
Rawan penyadapan
Ada kemungkinan e-mail disadap oleh oknum tertentu, sehingga dibutuhkan kehati-hatian dalam mengirimkan pesan rahasia.
2. Pemalsuan identitas
Kita tidak bisa memastikan identitas seseorang hanya dengan mengetahui alamat e-mail yang dimilikinya.
3. Kebanjiran e-mail
Hal ini bisa terjadi karena mailbox sudah terlalu lama tidak dibuka atau dihapus.
4. Sampah e-mail
Banyak sekali e-mail sampah (junkmail/spam) yang berupa iklan komersial yang tidak kita harapkan.
5. Respon terlambat
Tidak semua orang membaca e-mail setiap hari sehingga ada
kemungkinan balasan akan mengalami keterlambatan.
Kita tidak bisa memastikan identitas seseorang hanya dengan mengetahui alamat e-mail yang dimilikinya.
3. Kebanjiran e-mail
Hal ini bisa terjadi karena mailbox sudah terlalu lama tidak dibuka atau dihapus.
4. Sampah e-mail
Banyak sekali e-mail sampah (junkmail/spam) yang berupa iklan komersial yang tidak kita harapkan.
5. Respon terlambat
Tidak semua orang membaca e-mail setiap hari sehingga ada
kemungkinan balasan akan mengalami keterlambatan.
ISTILAH DALAM EMAIL
Istilah-istilah yang sering digunakan dalam menggunakan e-mail adalah :
1. Sign Up : Mendaftarkan diri (menjadi member)
2. Sign In : Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila sudah terdaftar (menjadi member)
3. Compose : Menulis surat baru
4. Inbox : Surat yang masuk ke pemilik e-mail
5. To : Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju
6. CC : Surat dikirim secara berantai ke alamat lain
7. BCC : Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu pemilik alamat yang tercantum di alamat CC
8. Draft : Surat yang ditulis tapi belum dikirim
9. Sent : Surat yang terkirim
10. Spam : Surat yang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu
11. Reply : Membalas surat yang diterima
12. Trash : Melihat e-mail yang telah dihapus
13. Bulk : Melihat e-mail yang dicurigai sebagai spam
14. Forward : Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada orang lain
15. Attachment : Fasilitas pada sebuah program e-mail baik program komputer maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada e-mail yang akan di kirim.
Istilah-istilah yang sering digunakan dalam menggunakan e-mail adalah :
1. Sign Up : Mendaftarkan diri (menjadi member)
2. Sign In : Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila sudah terdaftar (menjadi member)
3. Compose : Menulis surat baru
4. Inbox : Surat yang masuk ke pemilik e-mail
5. To : Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju
6. CC : Surat dikirim secara berantai ke alamat lain
7. BCC : Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu pemilik alamat yang tercantum di alamat CC
8. Draft : Surat yang ditulis tapi belum dikirim
9. Sent : Surat yang terkirim
10. Spam : Surat yang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu
11. Reply : Membalas surat yang diterima
12. Trash : Melihat e-mail yang telah dihapus
13. Bulk : Melihat e-mail yang dicurigai sebagai spam
14. Forward : Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada orang lain
15. Attachment : Fasilitas pada sebuah program e-mail baik program komputer maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada e-mail yang akan di kirim.
Trus apa dong milis itu ? yaitu group diskusi di internet dimana setiap orang bisa berlangganan dan berikutserta didalamnya. siapapun yang bergabung dapat mengirim ke email group yang kemudian oleh sistem, email tersebut di kirimkan ke seluruh daftar email anggota.
Namun saat seseorang mengirimkan surat yang kemudian dikirimkan ke semua orang yang terdapat di dalam daftar, penerima pesan memiliki kebebasan untuk membalas topik diskusi tersebut atau tidak.
Dan apabila setiap kali ada orang membalas sebuah surat, surat tersebut disalurkan ke setiap kotak surat masing masing orang yang terdapat di dalam daftar. Jadi seluruh anggota yang terdaftar di milis akan menerima surat. Semua proses ini diatur oleh sebuah program yang dinamakan Mailing List Manager (MLM's) atau Mail Servers.
Cara Menggunakan
1. Mendaftar pada group yang diminati, biasanya terdapat pada yahoogroups.com. Pada tahap ini anggota baru akan diminta mengisi database agar informasi dari semua anggota terangkum dengan rapi.
2. Mengirim pesan ke milis jika ada sesuatu yang ingin disampaikan seperti info lomba, berita kesehatan, dan lain-lain. Setiap anggota milis berhak menulis apa saja di milis asalkan berita tersebut akurat.
Melalui milis, dapat diketahui beragam informasi, mulai dari lowongan pekerjaan, lowongan magang, hingga berita-berita terbaru mengenai suatu isu yang sedang hangat diperbincangkan.
Milis dapat dikatakan mirip dengan forum internet karena sama-sama merupakan situs perkumpulan suatu kelompok dengan ketertarikan yang sama. Perbedaan milis dengan forum internet terletak pada adanya notifikasiyang didapat anggota milis pada email mereka masing-masing. Anggota milis dapat memilih apakah ia ingin setiap tulisan terbaru di milis masuk ke dalam notifikasi email mereka atau tidak.
Sebuah mailing list hanyalah merupakan daftar dari alamat orang yang tertarik pada subjek yang sama, adalah anggota dari kelompok kerja yang sama, atau yang mengambil kelas bersama-sama. Ketika seorang anggota daftar mengirim catatan ke grup alamat khusus, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar. Kunci keuntungan dari milis atas hal-hal seperti diskusi berbasis web adalah bahwa sebagai pesan baru akan tersedia mereka segera disampaikan kepada para peserta ’kotak surat’.
{googleAds} {/googleAds}Sebagian besar anggota milis merasa info-info dari milis tersebut hanya dapat memenuhi muatan email sehingga banyak yang memilih untuk tidak mendapatan notifikasi dari setiap info terbaru dari milis. Padahal, tidak semua orang sempat mengecek pembicaraan terbaru di milis sehingga notifikasi di email sebetulnya mempermudah anggota suatu milis agar mereka tak ketinggalan satu info pun.
Ada dua macam pengertian jenis milis.
1. Sebagai daftar pengumuman, di mana sebuah "mailing list" yang digunakan banyak orang sebagai penerima untuk buletin, majalah atau iklan. Secara tradisional, hal ini dilakukan melalui sistem pos, tetapi dengan munculnya e-mail, milis elektronik menjadi populer.
2. Sebagai sarana yang memungkinkan anggota untuk melakukan meng-unduh dan memuat data yang didapat kemudian disiarkan ke semua anggota milis lain. Kategori kedua ini biasanya dikenal sebagai daftar diskusi.
Listwashing (pembersihan data) merupakan sebuah proses di mana data individu dalam entri milis dihapus. entri data yang dihapus ini biasanya berisi alamat e-mail atau nomor telepon dari orang-orang yang belum secara sah mendaftar dalam milis tersebut. Sebuah entri dihapus dari daftar setelah keluhan diterima. Hal ini dilakukan karena seringkali ada e-mail berisi spam atau info-info yang dianggap tidak penting oleh orang yang mengajukan keluhan. Semua e-mail tersebut memenuhi kotak masuk (inbox) orang tersebut sehingga ia merasa terganggu dan merasa berhak meminta agar semua e-mail tersebut tidak dimasukkan lagi ke dalam milis.
1. Semua anggota di suatu milis dapat menerima informasi-informasi yang hanya disiarkan di milis tersebtu karena ketika seorang anggota di dalam daftar mengirim catatan ke grup tersebut, e-mail akan disiarkan ke semua anggota daftar.
2. Para anggota milis akan selalu merasa terkinikan (up-to-date) dengan adanya diskusi berbasis web ini, yang membuat setiap berita yang masuk ke dalam milis menjadi pesan baru di setiap inbox anggotanya.
1. Milis kurang praktis untuk beberapa hal. Misalnya, setiap e-mail yang terkirim ke milis akan terkirim juga ke alamat e-mail pengirim. Apabila seseorang jarang membacanya, maka inbox e-mail yang bersangkutan akan penuh terisi milis. Padahal, kapasitas email sangat terbatas. Full inbox juga dapat membuat pesan-pesan non-milis terselip, sehingga tidak terbaca. Padahal, pesan tersebut bisa jadi sangat penting.
2. Milis tidak bersifat interaktif untuk diskusi karena seseorang tidak dapat menggolongkan pesan berdasarkan temanya. Misalnya, untuk komunikasi internal sebuah organisasi, seseorang memerlukan semacamdirektori, sehingga wacana atau informasi untuk bidang hubungan kemasyarakatan (humas) tidak bercampur dengan kesekretariatan. Atau agenda-agenda yang menjadi program humas dapat dibahas lebih terperinci.
3. Milis merepotkan pengguna jika harus me-reply (menjawab) suatu pesan karena harus menyertakan pesan sebelumnya yang telah di-reply. Jika tidak, sulit bagi orang lain untuk mengetahui pesan mana yang sedang seseorang respons. Karena saat ini pengguna milis terpusat pada jasa yahoogroups.com, pengaksesan menjadi sangat lambat. Banyak lebar pita internasional tersedot karena hal tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar